ORGANISASI & PEMBENTUKAN JAWATANKUASA

1.0 Pengenalan

ORGANISASI boleh ditakrifkan sebagai gabungan dua orang atau lebih yang bekerja bersama-sama secara berkordinasi bagi mencapai sesuatu hasil atau objektif.

Istilah pengorganisasian dapat ditakrifkan sebagai penyusunan sumber-sumber organisasi tersebut dalam bentuk kesatuan dengan cara yang berkesan agar matlamat dan objektif organisasi yang dirancang dapat dicapai.

2.0 Proses Pengorganisasian melibatkan 4 jenis kegiatan :

1)     menentukan kerja-kerja yang mesti dijalankan bagi mencapai objektif yang telah dirancangkan

2)     mengumpulkan kerja-kerja atau tugas-tugas yang telah disenaraikan ke dalam kumpulan aktiviti-aktiviti yang sesuai dan berpadanan

3)     membahagi dan menguntukkan keseluruhan beban kerja yang diperlukan itu kepada pekerja-pekerja yang sesuai, mengikut kebolehan masing-masing.

4)     Mengadakan mekanisme bagi menyelaraskan kerja-kerja semua staf organisasi tersebut, dalam bentuk kesatuan dan pengendalian yang berkesan.

3.0 Prinsip-prinsip Asas Pengorganisasian

1)     Pengkhususan Kerja

2)     Proses Skala dan Kefungsian

3)     Jangkauan Pengurusan

4)     Struktur

Bidang Tugas Jawatankuasa

Pengerusi/ Ketua Kumpulan

 1. Mengurus dan mentadbir persatuan. 

 2. Mempengerusi Mesyuarat  Jawatankuasa Kerja. 

 3. Merancang, melaksanakan dan menyelia aktiviti persatuan. 

 4. Menjalankan tugas sebagaimana yang telah ditetapkan.

Naib Pengerusi/ Penolong Ketua Kumpulan

1. Membantu Pengerusi dalam mengurus persatuan.

2. Mempengerusikan mesyuarat sewaktu ketiadaan Pengerusi. 

3. Menjalankan tugas sebagaimana yang ditetapkan dalam perlembagaan persatuan.

Setiausaha 

1. Menyimpan rekod pendaftaran keahlian. 

2. Bertanggungjawab bagi hal-hal surat menyurat. 

3. Mengedarkan surat panggilan mesyuarat. 

4. Bekerjasama dengan Pengerusi untuk mentadbir dan mengurus persatuan. 

5. Menjalankan tugas sebagaimana yang ditetapkan dalam perlembagaan persatuan.

Penolong Setiausaha

1. Pembantu kepada setiausaha. 

2. Menjalankan tugas setiausaha semasa ketiadaan setiausaha.

3. Menjalankan tugas sebagaimana yang ditetapkan dalam perlembagaan.

Bendahari 

1. Menyimpan rekod dan stok harta persatuan. 

2. Memungut dan menyimpan kenyataan pembayaran yuran keahlian. 

3. Mengurus dan mentadbir pembelian dan kewangan persatuan. 

4. Menyimpan dan menyiapkan penyata kira-kira persatuan. 

5. Menjalankan tugas sebagaimana yang telah ditetapkan dalam perlembagaan persatuan.

Ketua Patrol/ Ketua Biro

1. Mengetuai satu kumpulan kecil ahli bagi melaksanakan sesuatu tugas yang ditetapkan mengikut biro.

2. Menjalankan tugas sebagaimana yang ditetapkan dalam perlembagaan persatuan.    

3. Membantu pengerusi dan setiausaha melaksanakan tugas yang telah ditetapkan mengikut perlembagaan persatuan.